¿En dónde puedo encontrarlo? Más >>> Google Calendar.
En este artículo te explicamos cómo conectar tu cuenta con Google Calendar. Al integrar tu sistema de reservas, podrás realizar las siguientes acciones:
Sincronización en tiempo real: Visualiza instantáneamente las reservas que se introduzcan o modifiquen en tu panel de TuriTop.
Colaboración en equipo: Comparte los calendarios de todos tus servicios con hasta 10 direcciones de correo electrónico.
Gestión automatizada: Configura notificaciones y recordatorios para organizar tus reservas de manera más eficiente.
La sincronización funciona en un solo sentido: los datos se envían exclusivamente desde TuriTop hacia Google Calendar. Por lo tanto, no es posible crear eventos o reservas en Google Calendar y que estos se reflejen en TuriTop. Esta limitación bidireccional se debe a que Google Calendar no cuenta con las reglas de negocio avanzadas de TuriTop, tales como los tiempos mínimos de compra, los horarios de bloqueo, la gestión de recursos, las tarifas o los cupones de descuento. Permitir la edición desde Google Calendar generaría conflictos en el sistema por falta de datos críticos.
Comprobaciones previas
- Verifica que tus servicios creados en TuriTop tienen establecida tu misma zona horaria:
Para ello ve a Compañía >>> Ajustes por Defecto y comprueba que coincide con la tuya. En caso de que no estés usando la configuración por defecto que tienes en Compañía en los Servicios, tendrás que cambiarlo, servicio por servicio, en Ajustes por Defecto.
- Verifica que esté configurada la duración del evento dentro de cada Servicio:
Para que Google Calendar muestre correctamente la duración de cada evento/reserva, tienes que indicar en Información del Servicio >>> Duración del evento, de cada servicio, la duración del mismo.
Solo aplicable para servicios de tipo Tour/ Actividad.
- Comprueba que el Email tiene acceso a Google Calendar:
Si con tu cuenta de email nunca has utilizado Google Calendar, la integración del mismo no funcionará con TuriTop. Tienes que usarla al menos una vez.
Una vez realizadas estas comprobaciones, ya será posible sincronizar Google Calendar con tu sistema de reservas TuriTop.
Instrucciones
Paso 1: Activar Google Calendar en TuriTop
Primero, dirígete a la pestaña Más >>> Google Calendar y marca la casilla "Activar Google Calendar".
Una vez activa, ya podrás insertar la dirección de email con la que desees compartir el calendario de tu sistema de reservas.
Una vez añadido el email, lo verás en una casilla más abajo. Aquí podrás ver todas las direcciones de Email con las que compartas tu calendario.
Solo puedes añadir un máximo de 10 cuentas de Gmail para sincronizar con Google Calendar.
Ahora tendrás que seleccionar la dirección de email con la que vas a compartir para que aparezcan los servicios que quieres sincronizar con el calendario de dicho email.
Luego, solo tendrás que seleccionar los servicios que desees sincronizar con esta dirección de email y pulsar en "Añadir". Una vez añadido el servicio, simplemente espera a que se sincronice con Google Calendar.
Se tarda una media de 7 segundos en insertar una reserva en Google Calendar. Por favor, sé paciente y no cierres la pestaña del navegador hasta que finalice este proceso. Este tiempo de espera es establecido por la propia API de Google Calendar y no por TuriTop.
Adicionalmente, también podrás elegir cómo mostrar el título del evento en el calendario. Tienes 2 opciones:
- Nombre completo del cliente y cantidad de participantes.
- Nombre del servicio y cantidad de participantes.
Si el nombre del cliente no está definido, se tomará por defecto el nombre del servicio.
Paso 2: Añadir el calendario
Una vez otorgado el acceso al calendario, deberás buscar el correo electrónico de notificación que confirma que ha sido compartido y hacer clic en "Unirme al calendario compartido".
Puedes localizar rápidamente el correo buscando el asunto exacto: "Acepta tu invitación para unirte al calendario compartido"
Paso 3: Ir a Google Calendar
Ahora abre Google Calendar. Una vez dentro, verás que el servicio se ha sincronizado correctamente.
En la vista mensual, tus reservas se mostrarán con el siguiente formato: [Hora] [Shortid] - [Número de reserva]
Asimismo, encontrarás tu servicio en el menú de la izquierda, dentro de la sección "Otros calendarios", identificado bajo el formato ShortID_Servicio, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Al hacer clic en cualquiera de tus reservas en Google Calendar, se desplegará una ventana emergente con un resumen de la información y el enlace "Editar/ver reserva".
Al pulsar sobre dicho enlace, el sistema te redirigirá a la pestaña Reservas de tu panel de control de TuriTop. Para localizar la reserva concreta que estabas consultando en Google Calendar, simplemente introduce su localizador/ID en el campo de búsqueda manual.
Información disponible en la reserva
Los datos del cliente que se muestran en esta sección dependerán de los campos que tengas configurados en tu formulario de reserva (desde Compañía o Servicios >>> PX (servicio concreto) >>> Formulario de reserva).
Actualmente, los campos del formulario que cuentan con soporte para visualizarse aquí son:
Nombre y apellidos
Teléfono
Email
HTML personalizado (del 1 al 5)
Comentarios
Pregunta corta (de la 1 a la 4)
Por el momento, el resto de campos del formulario no están soportados.
Adicionalmente, siempre tendrás acceso a los siguientes detalles generales de la reserva: fecha, hora, ID de reserva, resumen de tickets, importe total, estado y método de pago.
Preferencias del calendario
Para personalizar estas opciones, dirígete al menú de la izquierda en Google Calendar, busca tu servicio, haz clic en los tres puntos y selecciona Configuración.
En esta ventana de configuración podrás editar los siguientes aspectos del calendario:
Nombre del servicio.
Permisos de acceso y color del calendario.
Zona horaria.
Añadir y personalizar distintos tipos de notificaciones.
Notificaciones
Podrás activar notificaciones de Email para nuevos eventos, eventos modificados, eventos cancelados, respuestas a eventos y agenda diaria. Para más información, puedes consultar la documentación de Google Calendar en este enlace
Color
Puedes cambiar el color de tu servicio en esta misma ventana.
El color que definas será el color de fondo de cada una de las reservas asociadas a ese servicio.
Solución de problemas comunes
Errores al otorgar permisos
Si el sistema muestra un error al intentar conceder los accesos, verifica que esa cuenta de correo electrónico haya iniciado sesión y accedido a Google Calendar al menos una vez anteriormente.
No recibes el email de invitación
Si no encuentras el correo para agregar el servicio, revisa tu carpeta de Spam o correo no deseado. Ten en cuenta que, si manejas varios servicios, es muy probable que Google agrupe todas las invitaciones en un mismo hilo de correo, puedes intentar localizarlas bajo el asunto "Acepta tu invitación para unirte al calendario compartido".
Errores de visualización tras la vinculación
Si vinculaste el calendario antes de completar las comprobaciones iniciales y ahora los datos se muestran de forma incorrecta, sigue estos pasos para solucionarlo:
Dirígete a Más >>> Google Calendar dentro de tu panel.
Elimina las vinculaciones o correos actuales.
Corrige la configuración correspondiente.
Vuelve a añadir los servicios para reiniciar la sincronización de forma limpia.
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