Cancelación de reservas

¿En dónde puedo encontrarlo? Compañía o Servicios >>> PX (Servicio) >>> Editar >>> Ajustes por defecto >>> Preferencias de reservas >>> Cambios / Cancelaciones >>> Usuarios finales.

En este artículo, aprenderás a gestionar la cancelación de tus reservas. Cubriremos dos aspectos fundamentales:

• Te mostraremos cómo cancelar una reserva manualmente desde tu panel de control de TuriTop para la liberación de asientos.
• Por otro lado, explicaremos cómo permitir que tus usuarios finales puedan cancelar o editar por sí mismos los datos de una reserva.

Esta funcionalidad no estará disponible para ciertos servicios y funcionalidades específicas, que incluyen: cualquier reserva realizada desde el back-office, las reservas de servicios de horario abierto, las reservas de auditorio, las reservas de bono regalo, la gestión de recogidas y la aplicación de descuentos.

Cancelación de reserva desde el panel de control

Para que un usuario o agente con acceso al panel de control de TuriTop pueda cancelar una reserva de forma efectiva y liberar sus asientos para una futura venta, debe eliminarla en el sistema desde la pestaña Reservas, localizando la reserva en concreto y pulsando el botón de la papelera (Eliminar reserva para desbloquear asientos).

Una vez que la reserva haya sido cancelada correctamente (eliminada del sistema), se identificará con claridad en el panel de reservas, mostrándose en color rojo.

Es recomendable cambiar el estado de la reserva desde la pestaña Reservas haciendo clic en el botón de  Editar reserva, pasando el "Estado" a  "Cancelado" y haciendo clic en el botón "Guardar".  Sin embargo, con esta acción sólo cambias el estado, los asientos seguirán bloqueados e inhabilitados para futuras ventas hasta que la borres.

Para liberar los asientos y que vuelvan a estar disponibles, es obligatorio eliminar la reserva con el botón de borrado (la papelera).

Recuperación

En caso de eliminar una reserva, siempre podrás recuperarla con el botón "Deshacer". Al recuperarla, los asientos se ocuparán nuevamente, siempre y cuando estos sigan disponibles para el evento concreto.

Eliminación permanente

Asimismo, ten en cuenta que si utilizas la acción "Borrar permanentemente", la reserva y todos sus datos asociados serán eliminados de forma irrecuperable.

Una vez borradas permanentemente, es imposible recuperar estas reservas. Incluso para el equipo técnico de TuriTop.

Gestión de reembolsos

Si la reserva fue pagada y deseas efectuar un reembolso, debes tener en cuenta que las devoluciones no se gestionan desde el panel de control de TuriTop y no se harán de forma automática al eliminar/cancelar la reserva. TuriTop facilita la conexión con la pasarela de pagos, pero no administra directamente los movimientos monetarios.

Por lo tanto, para efectuar un reembolso, deberás acceder al panel de control de tu pasarela de pago (Stripe, PayPal, etc.) y realizar el reembolso directamente desde allí, tal y como se indica en nuestro tutorial específico sobre cómo realizar un reembolso.

Cancelación o edición de reservas para usuarios finales

Para permitir a los usuarios finales administrar sus reservas directamente desde el email de confirmación, existen dos opciones de activación:

1. Activación global: Puedes activar la funcionalidad para todos tus servicios a la vez desde la pestaña Compañía >>> Ajustes por defecto >>> Preferencias de reservas >>> Cambios / Cancelación >>> Usuarios finales (solo para reservas online) >>> Permitir a los clientes administrar sus reservas, marcando esta última casilla.
2. Activación por servicio: Alternativamente, puedes activarla a nivel de cada servicio específico desde la misma ruta, anulando la configuración global si es necesario.

Esta funcionalidad no será compatible con aquellos servicios que presenten ciertas configuraciones, tales como servicios con descuentos aplicados, servicios con variaciones de precios o servicios que tengan la gestión de recogidas activada.

Una vez activada esta opción, podrás habilitar las funciones concretas que el usuario final podrá realizar. Estas opciones incluyen:

Permitir a los clientes editar sus datos

Al habilitar esta funcionalidad, podrás indicar la anticipación mínima requerida para que los clientes puedan realizar cambios en los datos de su reserva.

Es importante destacar que los campos personalizados del formulario de reserva no podrán ser editados ni mostrados, ya que podrían contener código HTML o JavaScript.

Finalmente, en caso de que se realice cualquier modificación, se enviará automáticamente un nuevo email de confirmación tanto al cliente como a la empresa para notificar dichos cambios.

Permitir a los clientes reprogramar su reserva

Al habilitar esta funcionalidad, podrás indicar la anticipación mínima requerida para que los clientes puedan realizar la reprogramación de su reserva.

Permitir a los clientes cambiar el número de pax

Al habilitar esta funcionalidad, podrás indicar la anticipación mínima requerida para que los clientes puedan realizar la cambios en el número de personas (pax) de su reserva.

Permitir a los clientes cancelar su reserva

Al habilitar esta funcionalidad, podrás indicar la anticipación mínima requerida para que los clientes puedan realizar la reprogramación de su reserva.

Podrás agregar tus propias notas o una política de cancelación resumida que se mostrarán al usuario final en el email de confirmación y antes de que este confirme la cancelación de su reserva.

También tendrás la opción de insertar una URL que aparecerá como un enlace clicable. Este enlace permitirá al cliente consultar una política de cancelación externa más detallada que se encuentre publicada en tu sitio web. Una vez que se cancele la reserva, se liberarán los asientos.

Finalmente, en caso de que se realice cualquier modificación, se enviará automáticamente un nuevo email de confirmación tanto al cliente como a la empresa para notificar dichos cambios.

¿Cómo modifican o cancelan los usuarios finales sus reservas?

Una vez que tu cliente acceda al área de administración de reservas, tendrá las siguientes opciones disponibles:

• Editar su reserva (1)

• Editar detalles de contacto (2)

• Cancelar reserva (3)

Adicionalmente, podrá acceder a un panel lateral que facilita la navegación, siendo especialmente útil en la vista móvil (4).

• Editar reserva

Al editar la reserva, el cliente podrá seleccionar una fecha para reprogramar su reserva.

Podrá seleccionar una nueva hora.

O tendrá la posibilidad de editar la cantidad de tickets o seleccionar nuevos tipos.

Y dispondrá de un breve resumen del cambio en el precio.

• Editar detalles de contacto

Desde este apartado, tus clientes podrán cambiar los datos de la reserva, exceptuando los campos personalizados del formulario.

• Cancelar reserva

En esta sección, tus clientes podrán cancelar su reserva. Para proceder, deberán escribir un comentario donde expliquen las causas de la cancelación y confirmen la acción. En consecuencia, estas notas se enviarán por email a la empresa y quedarán registradas en la pestaña Reservas de tu panel de control.

Después de hacer clic en "Confirmar cancelación", el sistema mostrará un mensaje para asegurar que el cliente desea proceder. Al aceptar, la cancelación quedará finalizada de inmediato y los asientos correspondientes a esta reserva serán liberados automáticamente.